POLÍTICA DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DE RIESGOS LA/FT/FPADM, Corrupción y Soborno Transnacional
Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar
1. DECLARACIÓN INSTITUCIONAL
La Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar reafirma su compromiso con la legalidad, transparencia, ética, integridad, buen gobierno, gestión responsable del riesgo y el cumplimiento de las disposiciones legales, regulatorias y de autorregulación aplicables; como principios fundamentales de su actuación institucional.
En desarrollo de este compromiso, adopta la presente Política del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos, orientada a prevenir y gestionar los riesgos relacionados con el Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, Corrupción y Soborno Transnacional – LA/FT/FPADM/C/ST.
La Cámara entiende el cumplimiento como un componente estratégico de su gobernanza, reputación, sostenibilidad y confianza institucional.
2. PROPÓSITO
La presente Política tiene como propósito establecer el marco institucional que orienta la prevención, detección, gestión, monitoreo y mejora continua de los riesgos de LA/FT/FPADM/C/ST, procurando evitar que la Entidad, sus actividades, recursos, operaciones o relaciones con terceros sean utilizadas para fines contrarios a la ley, la ética o la integridad.
Su desarrollo técnico y operativo se realizará a través del Manual, procedimientos, metodologías, matrices e instrumentos institucionales correspondientes.
3. ALCANCE
La Política aplica, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones y competencias, a:
* Miembros de la Junta Directiva;
* Presidente Ejecutivo;
* Vicepresidentes y directivos;
* Trabajadores;
* Contratistas;
* Proveedores;
*Aliados, cooperantes y demás terceros vinculados a la Entidad.
Su aplicación se realizará de manera diferenciada conforme al régimen jurídico vigente, la naturaleza de la actividad, la relación con la contraparte y el nivel de exposición al riesgo.
Las exclusiones que resulten aplicables a determinadas funciones, incluidos los registros públicos delegados y el Centro de Conciliación, se establecerán en el Manual del Sistema, conforme a la normatividad vigente
4. PRINCIPIOS
La Política se fundamenta en los principios de:
Legalidad: actuación conforme al ordenamiento jurídico y las instrucciones de las autoridades competentes.
Integridad: comportamiento ético, honesto y responsable.
Transparencia: decisiones y actuaciones claras, justificables y trazables.
Enfoque basado en riesgos: adopción de medidas de acuerdo con la exposición real al riesgo.
Proporcionalidad: controles adecuados a la naturaleza y complejidad de cada actividad.
Prevención: identificación y gestión oportuna de factores de riesgo.
Debida diligencia: conocimiento razonable y proporcional de las contrapartes cuando corresponda.
Responsabilidad: actuación diligente dentro de las competencias asignadas.
Confidencialidad: protección de la información y respeto por las reservas legales.
No represalia: protección de quienes reporten de buena fe posibles irregularidades.
Mejora continua: revisión y fortalecimiento permanente del Sistema.
5. COMPROMISOS INSTITUCIONALES
La Cámara de Comercio se compromete a:
- Promover una cultura de cumplimiento, ética, transparencia e integridad.
- Mantener un Sistema proporcional a su naturaleza, actividades y nivel de riesgo.
- Prevenir y gestionar los riesgos de LA/FT/FPADM/C/ST.
- Aplicar medidas de conocimiento y debida diligencia cuando corresponda.
- Prevenir conflictos de interés, corrupción, soborno y beneficios indebidos.
- Mantener mecanismos para comunicar posibles irregularidades y proteger a quienes reporten de buena fe.
- Asignar los recursos necesarios para la implementación, funcionamiento y mejora continua del sistema.
- Promover la capacitación, trazabilidad, monitoreo y mejora continua.
6. COMPROMISO DE LOS ADMINISTRADORES
Los miembros de la Junta Directiva y el Presidente Ejecutivo, en su condición de administradores, actuarán dentro del marco de las competencias que legal y estatutariamente les correspondan, observando los deberes de diligencia, buena fe, lealtad y responsabilidad.
La condición de administradores no implica identidad de funciones.
La Junta Directiva ejercerá la orientación, adopción de políticas, dentro de sus competencias, respetando la prohibición de coadministración.
El Presidente Ejecutivo, como representante legal, ejercerá la administración y gestión ordinaria necesarias para ejecutar las políticas y decisiones institucionales.
7. RESPONSABILIDAD TRANSVERSAL
El cumplimiento es una responsabilidad transversal de la Entidad, pero las competencias y niveles de responsabilidad son diferenciados.
Cada órgano, administrador, directivo, trabajador, contratista o responsable deberá actuar conforme a las funciones que le correspondan y contribuir a la prevención y gestión de los riesgos dentro de su ámbito de actuación y ninguna persona podrá delegar la responsabilidad ética derivada de sus actuaciones, esto lo contempla la ISO 37301.
8. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
La Cámara garantizará, de acuerdo con su estructura, capacidad institucional y nivel de riesgo, la disponibilidad razonable de los recursos humanos, tecnológicos, financieros, administrativos incluyendo recursos para capacitación y fortalecimiento de la cultura de cumplimiento.
9. CERO TOLERANCIA FRENTE A LA CORRUPCIÓN Y EL SOBORNO
La Cámara adopta una política de cero tolerancias frente a cualquier forma de corrupción o soborno y no tolerará represalias contra quienes rechacen participar en actos de corrupción o soborno.
Se prohíbe ofrecer, prometer, autorizar, entregar, solicitar o aceptar ventajas indebidas destinadas a influir irregularmente en decisiones, obtener beneficios ilegítimos o favorecer indebidamente a personas u organizaciones.
Esta prohibición aplica tanto a actuaciones directas como a aquellas realizadas mediante terceros.
10. CONFLICTOS DE INTERÉS E INTEGRIDAD
La Cámara promoverá la identificación, declaración y adecuada gestión de los conflictos de interés.
Asimismo, fomentará relaciones transparentes y responsables con trabajadores, contratistas, proveedores, aliados y demás terceros, procurando que sus actuaciones sean coherentes con los principios de legalidad, ética e integridad.
11. CANALES DE REPORTE Y NO REPRESALIA
La Cámara dispondrá de mecanismos adecuados para comunicar posibles irregularidades relacionadas con incumplimientos, corrupción, soborno, fraude, conflictos de interés o demás riesgos vinculados al Sistema.
Se garantizará la confidencialidad y se promoverá la protección frente a represalias de quienes realicen reportes de buena fe.
CANALES DE DENUNCIA
Canales Externos de Denuncia
ante Organismos de Control y Vigilancia
12. INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de la presente Política será evaluado de acuerdo con la naturaleza de la conducta, la calidad de la persona involucrada, el régimen jurídico aplicable y el debido proceso.
Podrán adoptarse las medidas administrativas, laborales, contractuales, correctivas o de mejoramiento que correspondan, sin perjuicio de las responsabilidades legales que puedan ser determinadas por las autoridades competentes.
13. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
La presente Política será revisada periódicamente y actualizada cuando se presenten cambios normativos, institucionales o de riesgo que lo requieran.
Su aprobación y modificación corresponderán a la instancia competente.
DECLARACIÓN FINAL
La Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar reafirma su compromiso permanente con la legalidad, la transparencia, la ética, la integridad y la gestión responsable de los riesgos, promoviendo una cultura organizacional basada en el cumplimiento, la confianza, el buen gobierno y la mejora continua, como fundamento para el desarrollo sostenible de sus funciones públicas y privadas.
Versiones anteriores
Las políticas que a continuación se presentan para el adecuado manejo del manual de régimen de medidas mínimas, el programa de transparencia y la ética empresarial, son de estricto cumplimiento por parte de los trabajadores de la Camara de Comercio de Valledupar para el Valle del Rio Cesar.
Estas políticas serán actualizadas acorde a los cambios en la normatividad aplicable y las variaciones que se presenten en los procesos y los riesgos asociados, siempre sujetas a la aprobación de la junta directiva.
POLÍTICAS GENERALES DEL RÉGIMEN DE MEDIDAS MÍNIMAS
Para miembros de la junta directiva, presidente ejecutivo y/o representante legal,y demás trabajadores de la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Rio Cesar:
Es responsabilidad de todos velar por la ejecución, adecuado cumplimiento y tratamiento de todas las normas relacionadas con el régimen de medidas mínimas, así como de la eficiencia de las actividades de control interno incorporadas en los
procesos de su competencia y la observancia de las políticas contenidas en el manual de buen gobierno, manual de ética y demás lineamiento de autocontrol establecidos.
La entidad contará con herramientas de acceso a información, para facilitar la realización de los análisis de las contrapartes, operaciones inusuales y sospechosas. Así mismo adoptará las medidas necesarias para buscar que la información de las contrapartes se encuentre completa y sea consistente con los soportes.
Sera obligatorio el conocimiento de los clientes, proveedores, trabajadores y en general, a las personas naturales y jurídicas que tienen relaciones y operaciones con la entidad.
Los responsables de la contratación y/o vinculación, están obligados a seguir todos los procedimientos previstos y necesarios para lograr el adecuado conocimiento del tercero diligenciando los formatos establecidos.
Previo a cualquier relación con terceros y/o contrapartes, se debe verificar antecedentes en las listas restrictivas habilitadas para tal efecto por la Cámara de Comercio.
POLÍTICAS GENERALES DEL PTEE
Esta política aplica a todos los miembros de junta directiva, presidente ejecutivo y/o representante legal, trabajadores, directivos, contratistas, proveedores, clientes y demás terceros que tengan relación directa o indirecta con la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Rio Cesar.
La entidad está comprometida con el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades delictivas. Se implementarán medidas eficaces de identificación, evaluación, monitoreo y control del riesgo, garantizando la transparencia en todas sus operaciones; por tanto, no se tomarán represalias en contra de los denunciantes por motivo de dar a conocer situaciones potenciales de riesgo en la organización, para ello se han dispuesto canales de denuncia anónima para garantizar cuando el denunciante lo requiera la confidencialidad de la denuncia.
POLÍTICA GENERAL DE GESTIÓN DEL RIESGO
La Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar aplicará un Sistema Integral de Administración de Riesgos de tipo descentralizado, donde cada uno de los funcionarios será el directamente responsables de identificar, analizar y evaluar los riesgos que en cada uno de sus procesos (actuales y futuros), nuevos proyectos, gestión del cambio y políticas en general se detecten.
Además de lo anterior, este sistema también agregará valor a la Cámara, dando apoyo en la toma de decisiones de forma objetiva, basadas en análisis técnicos de factores de riesgo que incidan en sus resultados y de esa forma se puedan identificar, medir, mitigar, controlar y monitorear con el fin de administrarlo, extinguir y/o transferir.
Entendiendo que la gestión del riesgo es un proceso dinámico, interactivo e incluyente, la administración podrá en cualquier momento, priorizar la gestión de riesgo de un nuevo proyecto o cambio estratégico, normativo o legal que sea relevante para el buen funcionamiento de la Cámara, se reitera como Política Institucional la Alineación de Objetivos Estratégicos y su respectiva Divulgación y socialización a todas las instancias de la Cámara, con el fin de conocer claramente lo que persigue la Entidad e identificar los riesgos que pueden afectar su cumplimiento y conociendo simultáneamente las ventajas a las cuales se debe sacar el mejor provecho para minimizar el esfuerzo organizacional en todos los niveles jerárquicos y así poder trasmitir mayores beneficios a nuestros usuarios.
Somos responsables de la gestión del riesgo en la Cámara de Comercio, todos y cada uno de los directamente involucrados en nuestro organigrama, cada uno con funciones y actividades específicas, reconociendo siempre que el éxito de su diseño, implementación y ejecución depende del grado de interés y esfuerzo continuo que en él depositemos.
La junta directiva y la alta dirección serán garantes del cumplimiento y permanente recordación a todos los funcionarios, afiliados, proveedores y demás partes interesadas, de las actividades periódicas para la alimentación, mantenimiento y retroalimentación del sistema definido, con injerencia directa en el cambio de cultura organizacional hacia un pensamiento integral de autogestión y administración de riesgos en cada una de las funciones y tareas atribuidas.