SIPREF
¿Qué es el SIPREF?
Es una herramienta que deben utilizar las cámaras de comercio para prevenir los fraudes en los registros públicos y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ello: la intención de defraudar a la comunidad.
Que deben hacer las cámaras de comercio para prevenir fraudes?
Deben verificar la identidad de las personas que presenten peticiones regístrales e implementar un sistema de alertas para avisar a los titulares de los registros que la cámara de comercio recibió una petición para modificar la información de sus registros, por ejemplo, un cambio de representante legal de una compañía.
Que puede hacer el titular de los registros, recibidas las alertas?
Una vez recibida la alerta que le envió la cámara de comercio, debe verificar que la petición de modificación de los registros provenga de su titular, es decir, del comerciante o de la entidad sin ánimo de lucro.
En caso de que la petición no provenga de su titular, debe dar aviso a la entidad registral para que no efectúe la modificación al registro.
Que mecanismos deben utilizar las cámaras de comercio para prevenir los fraudes?
- Dejar evidencia de los datos del solicitante.
- Adoptar el sistema de identificación biométrica.
- Realizar la validación de identidad con la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Enviar alertas por correos electrónicos y por medio de mensajes de texto a teléfonos móviles.
- citar para el caso de las matrículas inactivas la presencia del titular del registro.
El uso de la totalidad de los anteriores mecanismos es obligatorio por parte de las cámaras de comercio.
Las Cámaras de comercio pueden utilizar otros mecanismos?
Si, las entidades regístrales deben evaluar el perfil de riesgo en las operaciones de registro y establecer políticas de administración para establecer acciones que mitiguen el riesgo. También pueden adoptar otros mecanismos para garantizar la seguridad de la operación registral, previo aviso a la SIC.
El genera un costo adicional para el usuario?
No, SIPREF es gratuito.
¿Qué debe hacer la entidad registral cuando soliciten la renovación de una matrícula mercantil o de inscripción?
Debe enviar un correo electrónico y un mensaje de texto al celular del comerciante o a la entidad sin ánimo de I donde se le informe que existe una petición para renovar la matricula o la inscripción.
En estos casos, no se realizará la validación de identificación de los solicitantes, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de quien presenta la solicitud.
¿Si la petición modifica la información de matrículas que no se han renovado en los últimos tres años qué se debe exigir?
Debe exigirse que la solicitud sea presentada personalmente o a través de mecanismo electrónico, por las siguientes personas:
- Si es sociedad de personas: representante legal, socio, revisor fiscal o miembro colegiado, debidamente en el registro respectivo.
- Si es sociedad por acciones o entidad sin ánimo de lucro-, representante legal, revisor fiscal, miembros de le directiva o algún órgano de la administración o fiscalización debidamente inscrito.
En cualquiera de los casos, el procedimiento deberá incluir la validación de la identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante, la verificación del documento de identidad de las personas designadas como representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscal como el respectivo envío de las alertas.
¿Qué debe hacer la entidad registral cuando le soliciten la inscripción de un acto o documento?
Si la matrícula está activa, la cámara de comercio debe dejar evidencia de la identificación de las personas que se acerca a presentar la solicitud y validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométricas. Hasta que se realice la implementación del sistema de identificación biométrica, la verificación de la identificación se realizará con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
La cámara de comercio también debe enviar alertas a los correos electrónicos y al celular del titula información.
Qué pasa si la inscripción se refiere a un representante legal, a un integrante de un órgano de administración o a un revisor fiscal?
Además de las anteriores medidas, se debe verificar el documento de identidad de cada una de las personas en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de presentarse inconsistencias en la identidad de dichas personas, la cámara de comercio se abstendrá de realizar la modificación o inscripción solicitada.
Que ocurre cuando se presentan fallas técnicas que impidan a la cámara de comercio realizar la verificación ad?
En los eventos en que se presente imposibilidad de verificar el documento de identidad por fallas técnicas, las cámaras de comercio no se abstendrán de recibir la solicitud de inscripción. Sin embargo, deberán enviar la alerta correspondiente al titular de la información y, una vez se supere la falla técnica, se realizará la verificación respectiva.
Que debe hacer la entidad de registro cuando se solicite la modificación del correo electrónico?
En dicho evento, se deberá enviar la alerta respectiva a los dos últimos correos electrónicos reportados por el titular de acción.
Las alertas también deben enviarse después de efectuadas las inscripciones?
Una vez realizado el control formal de legalidad a su cargo, las cámaras de comercio deberán enviar una alerta electrónico y un mensaje de texto al celular del comerciante o de la entidad sin ánimo de lucro de que, en el que informe la decisión adoptada por la entidad cameral, ya sea la de inscribir o la de abstenerse
Que debe hacer el titular del registro si se da cuenta que están cometiendo un fraude?
El titular del registro deberá informar a la cámara de comercio sobre dicha circunstancia y desistir del trámite solicitado.
De igual manera, cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación de la información, o el o documento del cual se solicita su registro, concurre personalmente a la
cámara de comercio y manifiesta haberlo suscrito, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitad.
¿Los mecanismos que integran el SIPREF reemplazan el control de legalidad a cargo de las cámaras comercio respecto a los documentos que se presentan para registro?
No, los mecanismos que integran el SIPREF son independientes y autónomos al control de legalidad que deben real las cámaras de comercio respecto de los actos y documentos que se presentan para registro.
¿Qué registros se exceptúan del SIPREF?
Las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas (embargos, inscripciones demanda y de medidas cautelares, entre otras), el Registro Nacional de Turismo y el Registro de Libros Electrónico
¿Qué actividades deben adelantar las cámaras de comercio para dar a conocer a los inscritos y matricula información relacionada con el SIPREF?
- Fijar permanentemente avisos visibles en las carteleras de sus sedes, seccionales y oficinas.
- Informar permanentemente a través de su página web, boletines y cualquier otro medio que considere pertinente.
- Informar permanentemente a través de su página web, boletines y cualquier otro medio que considere pertinente.
