GESTIÓN DOCUMENTAL

El área de Gestión Documental en la Cámara de Comercio de Valledupar es la unidad encargada de administrar de manera eficiente todos los documentos y expedientes generados, recibidos o gestionados por la entidad. Su objetivo es asegurar que los documentos se organicen, se guarden de manera adecuada y se faciliten cuando sea necesario, tanto para consultas internas como externas, cumpliendo con las normativas legales relacionadas con el archivo de documentos. Esto también incluye procesos de digitalización, conservación y eliminación de documentos que ya no tienen valor administrativo.

Un documento es cualquier soporte físico o digital que contiene información relevante y que se utiliza para comunicar, registrar o certificar actos, hechos, decisiones o acuerdos. Los documentos pueden ser desde contratos, certificados, actas, cartas, hasta informes y registros de todo tipo.

Un expediente es un conjunto de documentos o información organizada, relacionada con un proceso o asunto específico. Puede referirse a diversos tipos de registros o archivos, dependiendo del contexto en el que se utilice. Algunos ejemplos incluyen:

1. Expediente administrativo: Es un conjunto de documentos que recogen las actuaciones de una administración pública respecto a un determinado trámite o procedimiento, como una solicitud, denuncia o expediente judicial.
2. Expediente laboral: Es el archivo que contiene toda la información y documentación relacionada con un trabajador y su relación con una empresa (contratos, evaluaciones de desempeño, licencias, etc.).

Los expedientes están diseñados para organizar y mantener la información de manera que sea fácilmente accesible y comprensible, a menudo con fines de consulta, revisión o auditoría.

A la fecha la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Rio Cesar, maneja dos clases de archivos:

Archivo de Gestión: En este lugar se custodia todos los expedientes activos de los empresarios con registro mercantil y que corresponde a nuestra jurisdicción de los 14 municipios que son: Valledupar, La Paz, Manaure, San Diego, Codazzi, Becerril, La Jagua, Pueblo Bello, Bosconia, El Copey, Astrea, El Paso, Chimichagua y Chiriguaná y

Archivo Central: En este lugar se conservan todos los expedientes cancelados que corresponden a registro mercantil, entidades sin ánimo de lucros y proponentes. Estos documentos duran 10 años a partir de su transferencia.

Sí, la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río César emplea un sistema denominado Sistema de Administración Integral de Documentos y Procesos (SAIA). Este software nos permite realizar diversas funciones, tales como:

• Radicar PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias),
• Radica facturas y correspondencia,
• Y digitalizar diariamente todos los documentos que ingresan a nuestra entidad, asegurando así la conservación y accesibilidad de los mismos.

Si el usuario quiere realizar una matrícula en Registros Público, debe ingresar los documentos por ventanilla del área de Registros Público, cumpliendo con los requisitos exigidos. Y también lo puede realizar de manera virtual por el siguiente enlace: https://sii.confecamaras.co/vista/plantilla/index.php

Y si el usuario desea de manera presencial radicar un documento diferente a Registro Mercantil debe hacerlo por recepción para que le hagan el trámite correspondiente, es necesario que el usuario radique dos copias para que le entreguen un recibido y quede constancia de su entrega.

Y si el usuario desea radicarlo de manera virtual lo puede realizar por los siguientes

PQRSD: https://camara-valledupar.netsaia.com/ws/pqr/index.html

Ventanilla Única Correspondencia: https://camara-valledupar.netsaia.com/ws/radicacion_entrada/index.html

Si, en la página de la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar, encontrara los link donde puede consultar cualquier expediente registrado, ya sea por el número de matrícula o el Nit, esto es sin costo alguno.

Si usted registró algún trámite ante la Cámara de Comercio de Valledupar, incluyendo nuestras jurisdicciones, hasta el 17 de febrero de 2025, por favor haga clic en el siguiente enlace para realizar la consulta correspondiente:
http://saiav7.ccvalledupar.org.co/webservice_matricula/index.php

Si usted registró algún trámite ante la Cámara de Comercio de Valledupar, incluyendo nuestras jurisdicciones, a partir del 17 de febrero de 2025, por favor haga clic en el siguiente enlace para realizar la consulta correspondiente:
https://camara-valledupar.netsaia.com/ws/registro/search.html

La Cámara de Comercio de Valledupar, en cumplimiento con la normatividad vigente en materia de gestión documental, maneja los siguientes instrumentos archivísticos:

1. Cuadro de Clasificación Documental: Instrumento que permite organizar los documentos de acuerdo con su naturaleza y contenido, facilitando su ubicación y acceso dentro del archivo.
2. Tablas de Retención Documental: Documento que establece el tiempo durante el cual deben conservarse los diferentes tipos de documentos, en función de su valor administrativo, legal, fiscal o histórico.
3. Programa de Gestión Documental: Conjunto de acciones y procedimientos para planificar, organizar, conservar y disponer de los documentos de acuerdo con las normativas aplicables, garantizando su correcta administración a lo largo de su ciclo de vida.

Estos instrumentos son esenciales para asegurar una adecuada gestión y conservación de los documentos, cumpliendo con los estándares establecidos por el Archivo General de la Nación y otras entidades regulatorias.