PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE
LIBROS ELECTRÓNICOS
¿Qué son los libros de comercio?
Conjunto de hojas en blanco destinadas por las personas jurídicas para almacenar la información relacionada con los negocios, la operación, la
administración, o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o en la entidad.
¿Cuáles son los libros que se deben inscribir en las Cámaras de Comercio?
De acuerdo con lo estipulado en el Código de Comercio y el Decreto 019 de 2012 los libros que deben inscribirse en las Cámaras de Comercio son:
• Sociedades Comerciales: libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y/o juntas de socios.
• Entidades sin Ánimo de Lucro (ESALES): los libros de los miembros del máximo órgano social (órgano de dirección) y los de actas de dicho
órgano.
¿Qué son los libros de comercio en medios electrónicos?
Conjunto de hojas en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013 Articulo 2.
¿Dónde se deben inscribir?
Los libros sobre los cuales se tiene la obligación legal de registro, se deben inscribir en la Cámara de Comercio en la cual se encuentra matriculada la sociedad, es decir, la de la jurisdicción correspondiente al municipio del lugar donde figure el domicilio principal de la sociedad o entidad sin ánimo de lucro. (Decreto 622 de 2000).
¿Cuándo se deben inscribir?
Puede solicitarse en cualquier tiempo, siempre que la sociedad o entidad se encuentre registrada o inscrita en la Cámara de Comercio. No obstante, lo anterior, recuerde que, si se trata de la inscripción de libros electrónicos, esta debe efectuarse anualmente.
Requisitos para solicitar el registro de libros electrónicos
Las personas jurídicas que quieran llevar los libros de forma electrónica, deben solicitarlo a la Cámara de Comercio correspondiente. Para el efecto, la Cámara efectuará la inscripción de los libros solicitados por el interesado y enviará el archivo electrónico a la dirección electrónica que la entidad haya reportado en el registro público. (Circular 002 de 2016 Núm. 2.1.9.2.1. y siguientes SIC).
Para la inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos, las sociedades deberán contar con un mecanismo de firma digital, que permita validar la autenticidad y veracidad de quien firma los libros.
En el evento que, a la fecha de la solicitud de inscripción de libros por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posea hojas que no hubiesen sido empleadas deberán ser anuladas de acuerdo a las normas que rigen la materia.
¿Como se realiza el proceso?
