Gestión Documental

Inicio Gestión Documental

¿QUE ES EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

La gestión documental de la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar, gestiona toda la documentación a través de su organización.  El área de gestión documental tiene como objetivo, coordinar y acompañar todos los procesos en la organización, clasificación y ordenación documental.


¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?

ES una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.


¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE?

Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.


¿CUÁNTOS ARCHIVOS MANEJA LA CAMARA DE COMERCIO DE VALLEDUPAR PARA EL VALLE DEL RIO CESAR?

A la fecha la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Rio Cesar, maneja dos clases de archivos:

Archivo de Gestión: En este lugar se custodia todos los expedientes activos de los empresarios con registro mercantil y que corresponde a nuestra jurisdicción de los 14 municipios que son: Valledupar, La Paz, Manaure, San Diego, Codazzi, Becerril, La Jagua, Pueblo Bello, Bosconia, El Copey, Astrea, El Paso, Chimichagua y Chiriguaná y

Archivo Central: En este lugar se conservan todos los expedientes cancelados que corresponden a registro mercantil, entidades sin ánimo de lucros y proponentes. Estos documentos duran 10 años a partir de su transferencia.


¿LA CAMARA DE COMERCIO DE VALLEDUPAR PARA EL VALLE DEL RIO CESAR, UTILIZA ALGUN SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL?

Si, la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar, maneja un Software llamado Sistema de Administración Integral de Documentos y Procesos (SAIA), en éste software se digitalizan diariamente todos los documentos que ingresan a nuestra entidad.


CÓMO USUARIO EXTERNO ¿QUE DEBO HACER PARA RADICAR UN DOCUMENTO?

Si el usuario quiere realizar una matrícula en Registros Público, debe ingresar los documentos por ventanilla del área de Registros Público, cumpliendo con los requisitos exigidos.  Y si el usuario desea ingresar un documento diferente a Registro Mercantil debe hacerlo por recepción para que le hagan el trámite correspondiente, es necesario que el usuario radique dos copias para que le entreguen un recibido y quede constancia de su entrega.


CÓMO USUSARIO EXTERNO ¿QUÉ DEBE HACER PARA SOLICITAR UNA COPIA DE CUALQUIER DOCUMENTO DE REGISTRO PUBLICO?

El usuario puede solicitar su copia la cual sea enviada a su correo electrónico, por un CD o USB sin costo alguno y si necesita el documento físicamente puede adquirirlo cancelando en la ventanilla de registros públicos por cada hoja el valor estipulado por la Cámara de Comercio.


EXISTE UN MEDIO EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE VALLEDUPAR PARA EL VALLE DEL RÍO CESAR PARA MIRAR LOS EXPEDIENTE EN FORMA VIRTUAL

Si, en la página de la Cámara de Comercio de Valledupar para el Valle del Río Cesar, a través de éste link https://ccvalledupar.org.co/consulta-virtual-de-expedientes/

Puede consultar cualquier expediente registrado, ya sea por el número de matrícula o el Nit., esto es sin costo alguno.


CONTROL SOBRE LOS ARCHIVOS DE LOS REGISTROS PÚBLICOS ADMINISTRADOS POS LAS CÁMARAS DE COMERCIO

El deber de custodia y conservación de la información de los comerciantes reside precisamente en estos. La función de registro sobre parte de esta información a cargo de las cámaras de comercio en ninguna medida sustituye ese deber mercantil (artículo 19 del Código de Comercio).

Los artículos 86 del Código de Comercio y 4 del Decreto 2042 de 2014 (Decreto reglamentario de la Ley 1727 del mismo amo que se encuentra compilado en el artículo 2.2.2.38.1.4 del Decreto 1074 de 2015) establecen la función de las cámaras de:

… llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiera esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos y obtener copias de los mismos (artículo 26 del Código de Comercio).

A partir de los artículos mencionados nace la obligación de las cámaras de conservar el archivo mercantil y en el artículo 43 del Código de Comercio se dan las primeras instrucciones sobre la forma de archivar: “… a cada comerciante, sucursal o establecimiento de comercio matriculado, se le abrirá un expediente en el cual se archivarán, por orden cronológico de presentación, las copias de los documentos que se registren”. En este mismo artículo se menciona que dicho archivo podrá conservarse por cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta.

Las cámaras también tienen la función de administrar y certificar sobre el Registro Único de proponentes (Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015), el Registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro (Ley 1101 de 2006), el Registro de Vendedores de Juegos de Azar (Ley 643 de 2001), el Registro de Entidades de Económica Solidaria (Ley 454 de 1998), el Registro de Veedurías Ciudadanas (Ley 850 de 2003), el Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro (Decreto 2893 de 2011) y el Registro Único de Entidades Operadoras de Libranza (artículo 143 de la Ley 1753 de 2015).

Así, entonces, las cámaras administran registros públicos, entendidos como el conjunto de documentos, en cualquier soporte, respecto de los cuales la ley exige su inscripción. Su gestión documental se desarrolla tanto en soportes físicos como electrónicos y los expedientes de dichos registros están conformados por copias de los documentos sujetos a registro que las cámaras reciben en todo tipo de soportes.

Teniendo en cuenta lo mencionado, y como entidades privadas delegatarias de funciones públicas, se constituyen como sujetos obligados de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo; en consecuencia, el Archivo General de la Nación ejerce inspección, vigilancia y control a sus archivos, de acuerdo con el artículo 2.8.8.1.1 del Decreto 1080 de 2015.

A renglón seguido, de acuerdo con lo indicado en el artículo 5, numerales c, d y f, y en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional) y con lo expuesto en la Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los entes camerales deben contar con un programa de gestión documental.

A continuación, se hará un recuento de las normas aplicables a la gestión archivística de las cámaras de comercio, para, posteriormente, indicar los aspectos generales de su programa de gestión documental y proponer unas conclusiones.

LAS NORMAS ESPECIALES APLICABLES A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO

Siguiendo los antecedentes históricos de la gestión documental en las cámaras, aparece la Ley 80 de 1989, que en su artículo 2 faculta al Archivo General de la Nación para, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva, “… b) fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación…”.

Por su parte, la Ley 594 de 2000 faculta al Archivo General de la Nación para fijar los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transparencia y conservación, así como los servicios de los archivos públicos; a su vez, el artículo 2 de la mencionada ley indica el ámbito de aplicación de la misma señalando que comprende a “las entidades privadas que cumplen funciones públicas”, como lo son las cámaras de comercio.

Posteriormente, el Decreto 1080 de 2015 incorporo el Decreto 2578 de 2012, que reglamentó el Sistema Nacional de Archivo (del cual forman parte las cámaras de comercio), el Decreto 2609 de 2012, el cual reglamento el título V de la Ley 594 de 2000 (referente a la gestión de documentos y a la gestión de documentos electrónicos de archivo), y el Decreto 106 de 2015, que atribuye la inspección, vigilancia y control de los archivos de las entidades reguladas por la Ley 594 de 2000 al Archivo General de la Nación.

En materia mercantil, el libro primero, título III, del Código de Comercio reglamentó lo relacionado con el Registro Mercantil que deben llevar las cámaras y, a su vez, el título VIII, capítulo I, de la Circular Única de 2001 de la Superintendencia de Industria y Comercio, modificado por la Circular Externa 02 del 23 de noviembre de 2016, reglamentó la forma de llevar los registros públicos.

Ahora bien, en el contexto del uso de las tecnologías de la información y la comunicación, se destaca la aplicación de la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y se reglamenta el uso de mensajes de datos, el comercio electrónico, las firmas digitales y los requisitos jurídicos de los mensajes de satos personales y establece las obligaciones que en esta materia deben cumplir las entidades privadas que ejercen funciones públicas.

También se debe verificar la aplicación de la Ley 1712 de 2014, que en su artículo 5, literal c, d y f, obliga a las Cámaras al cumplimiento de la Ley de Transparencia y del derecho de Acceso a la Información Pública Nacional en cuanto a las funciones públicas a ellas delegadas y a la administración de los recursos públicos. En esta ley se determina la implantación de un programa de gestión documental, las tablas de retención documental y los inventarios documentales como instrumentos para la transparencia.

En la misma manera, es un referente normativo la resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, “por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio”. De acuerdo con dicha resolución, los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia, además de cumplir con la normatividad archivística nacional, deben asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que les garanticen la disponibilidad de la información a la administración, los agentes del Estado y la ciudadanía en general.

Así, los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos para asegurar la organización de sus archivos: (i) programa de gestión documental (PGS), (ii) tabla de retención documental (TRD), (iii) cuadro de clasificación documental, (iv) tabla de valoración documental (TVD) y (v) reglamento interno de archivo.

Finalmente, el Acuerdo 005 del 20 de junio de 2018 del Archivo General de la Nación reemplazó por completo las definiciones que sobre el particular traía el Acuerdo 016 de 2002, de la misma entidad, y reglamentó los procesos de la gestión documental, así como la difusión y acceso de los archivos generados, enviados, recibidos y almacenados por las cámaras en ejercicio de las funciones públicas que les han sido otorgadas por la ley.

GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE UNA CÁMARA DE COMERCIO.

El objetivo general de un programa de gestión documental en una cámara es formular y documentar a corto, mediano y largo plazo el desarrollo ordenado de los procesos archivísticos contemplados en la gestión documental.

Abarca documentos de los archivos recibidos, producidos y gestionados en ejercicio de la función pública registral en sus diferentes soportes (físico o electrónico) y etapas del ciclo vital, para apoyar y dar testimonio de las actividades de la cámara respectiva.

En ese orden de ideas, las cámaras de comercio están obligadas a:

  1. Efectuar la planeación de las actividades relacionadas con la gestión documental.
  2. Asignar los recursos necesarios para la gestión documental.
  3. Garantizar la seguridad, preservación, recuperación y disposición de sus documentos de archivo, independientemente de cuál sea el soporte y medio en el que estén, de modo que asegure la continuidad de las actividades misionales y administrativas.
  4. El análisis de los proyectos tecnológicos de adquisición y de actualización, así como el análisis de desarrollos de esta misma categoría y se impactó en la gestión documental con el fin de evaluar su conveniencia y alineación con este programa.

Finalmente, deberá darse cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, artículos 2.8.2.5.1 al 2.8.2.5.15, que indican los componentes o procesos de carácter archivísticos que determinan las necesidades de tipo normativo, funcional, administrativo o tecnológico para asegurar la gestión documental.

Los procesos de gestión documental deben incluir, conforme a las normas descritas, lo siguiente:

  • Planeación.
  • Producción documental.
  • Gestión y trámite documental.
  • Organización documental.
  • Transferencia documental.
  • Disposición de documentos.
  • Preservación a largo plazo documental.
  • Valoración documental.

ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACION ELECTRÓNICA DE LOS ARCHIVOS DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.

Conviene resaltar que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 faculta a las entidades del Estado para implementar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de archivos empleando cualquier medio tecnológico; por esto, diversas entidades públicas (o las privadas que ejercen funciones públicas) encuentran completamente habilitado el desarrollo de diversos mecanismos tecnológicos de archivo. Aquí es importante advertir algo: siendo la operación registral masiva, se requiere de herramientas que permitan hacer más eficiente la operación.

Una característica de una operación masiva es que exige, precisamente, tecnología. Las cámaras han entendido que a partir de la digitalización y el desarrollo de registros electrónicos se puede gestionar la administración y conservación de archivos.

Como se mencionó anteriormente, el Código de Comercio en su artículo 43 establece que “los archivos del Registro Mercantil podrán conservarse por cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta, siempre que el presidente y el secretario de la respectiva cámara certifiquen sobre la exactitud de dicha reproducción”.

En el año 1981, el legislador produjo la Ley 39 sobre microfilmación y certificación de archivos; en su artículo 2 dice:

 Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno nacional. 

Desde 1981, entonces, está la posibilidad de utilizar nuevas tecnologías. Más adelante, con la expedición de la Ley de Comercio, Ley 527 de 1999, se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, y documentos, establece que:

Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

  1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
  2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida…
  3. Que se conserve, de haber alguno, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación la información que tenga por única finalidad facilitar el envió o recepción de los mensajes de datos.

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

La Ley 527 de 1999 no solo contempla la posibilidad de conservar la información por medios electrónicos, sino la posibilidad de recurrir a terceras personas, según el artículo 13:

Artículo 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos se podrán realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el articulo anterior.

La misma Ley 527 de 1999, en su artículo 30, faculta a las entidades de certificación para ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.

Por estar las cámaras sujetas al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, deberán, obviamente, acatar lo ordenado en ella y en el Decreto 1080 de 2015, libro primero, parte VIII, título II. De otra parte, podrán utilizar tecnologías de la información y de las comunicaciones para el cumplimiento de la gestión documental en el manejo de su información.

El uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones debe permitir el acceso a la información en tiempo real garantizando autenticidad, veracidad, integridad e inalterabilidad en el inciso 2 del artículo 4, así como lo ordenado en la Ley 594 de 2000, en especial lo señalado en su artículo 19, en concordancia con lo reglamentado en el Decreto 1080 de 2015 y demás normas que los adicionen, complementen, reformen o sustituyan.

Para este fin se podrán crear buzones de radicación virtuales que certifiquen envió, recepción y apertura de los documentos radicados, garantizando así la validez probatoria.

Los procesos de migración de información o de cambio de soporte deben garantizar el acceso y disponibilidad en el tiempo, así como facilitar la identificación del entorno tecnológico en el que fueron creados o incorporados al sistema de información, su trazabilidad, autenticidad, conservación y preservación a largo plazo.

Los soportes deben revisarse periódicamente sea cual fuere la tecnología empleada para su conservación y, si es del caso, deben hacerse migraciones o conversiones a tecnologías más avanzadas que garanticen la integridad de la información guardada y su reproducción exacta.

Así entonces, la lectura del Acuerdo 005 del 20 de junio de 2018 del Archivo General de la Nación y de la normatividad vigente y aplicable en este tema de las cámaras que permite afirmar:

  1. Las cámaras, en cumplimiento de sus funciones diferentes a las registrales, podrán conformar expedientes híbridos que cumplan con las condiciones esenciales: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación; estas condiciones garantizan que tanto los documentos físicos como los electrónicos mantengan su valor de equivalente funcional a lo largo del ciclo de vida, tal y como lo disponen el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015. Cuando se trate de mensajes de datos, también se acatará lo ordenado en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.

Para llevar los expedientes híbridos, será necesario elaborar índices electrónicos u hojas de control, según se trate de documentos electrónicos o físicos, que permitan preservar la integridad y garanticen la recuperación de los documentos del expediente.

  1. La información que administren las cámaras en cumplimiento de las funciones públicas asignadas en la ley se presume veraz en el desarrollo del principio de la buena fe.
  2. Se identifican como series y subseries aquellas directamente vinculadas con el desarrollo de sus importantes funciones.
  3. Las cámaras conservarán los expedientes relativos a los registros públicos por un periodo de 10 años luego de la cancelación del respectivo registro, independientemente del soporte en que se encuentre la información. Posteriormente, la respectiva cámara deberá conservarlos permanentemente en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta, en concordancia con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 y con lo ordenado en el artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
  4. Las cámaras definirán e implementaran un programa de descripción documental que facilite la ubicación, recuperación y consulta de los documentos que integran el expediente, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 5 de 2013.
  5. La información en posesión, control y custodia de las cámaras de comercio, en virtud de las funciones públicas registrales, podrá ser consultada en cualquier momento, de conformidad con lo ordenado en la Ley 1712 de 2014, el Código de Comercio, el Decreto 1080 de 2015 y demás normas que regulen el ejercicio de estas funciones.
  6. Las cámaras podrán registrar en cualquier momento y con fines de eliminación de documentos que no tengan vocación histórica en un medio digital, siempre que se utilice un sistema de estampado cronológico que garantice la conservación para los fines legales pertinentes, además de su reproducción exacta y el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información, así como de los criterios de la validez jurídica establecidos en los artículos 12 y 13 de la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el artículo 14 del Acuerdo 4 de 2013, las tablas de retención y valoración documental y las normas que los sustituyan o adicionen.
  7. La eliminación de documentos, en cualquier soporte, deberán realizarse siempre que estos hayan perdido o carezcan de valor probatorio, utilidad de uso o valor histórico, de conformidad con las tablas de retención documental o con las tablas de valoración documental y con las disposiciones vigentes que se han expedido para su elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación. Para este propósito se tendrá en cuenta que el medio de eliminación garantice que el soporte físico o lógico no pueda reconstruirse, y asegure el no daño del medio ambiente y, en lo posible, el reciclaje. Las cámaras deberán publicar las actas de eliminación en los términos y condiciones establecidos en el artículo 15 del Acuerdo 4 de 2013 y demás normas que lo reformen, adicionen o sustituyan.
  8. Aquellos documentos que iniciaron tramites con fines registrales que no concluyen en una operación de registro no requieren conservación permanente y, en consecuencia, podrán ser eliminados dentro del año siguiente a su digitalización, conforme a los términos y procedimientos del desistimiento tácito previsto en el CPACA, las normas que lo modifiquen o sustituyan y lo establecido en las tablas de retención documental.
  9. Los archivos de los registros públicos estarán a cargo de la cámara que los administre; podrán delegar su custodia mediante convenios o contratos de outsourcing o almacenamiento en la nube, conservando en todo caso la responsabilidad sobre los mismos de conformidad con el artículo 13 de la Ley 527 de 1999, el Acuerdo 8 de 2014, la Resolución 8934 de 2014de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que los modifiquen o sustituyan.
  10. Sin perjuicio del soporte en que se lleve el archivo de registros públicos, las cámaras deberán garantizar el uso y tratamiento adecuado de la información con políticas integrales de seguridad y acceso a la misma integradas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
  11. En el tratamiento, recolección, conservación y uso de la información deberán dárseles especial importancia a los datos sensibles de las personas jurídicas, de conformidad con lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la Sentencia C-748 (Corte Constitucional,2011); para este fin deberán clasificarse por su nivel de potencialidad de riesgo y crearse procedimientos para su acceso acorde con la ley.

CONCLUSIONES

Lo primero que será necesario advertir es que las cámaras de comercio, como organizaciones gremiales de carácter privado, tienen documentos y archivos no solo vinculados a las funciones públicas delegadas por el Estado (existe competencia a cargo del Archivo General de la Nación para determinar las políticas y las características de su gestión), sino también archivos de carácter privado, que dependerán, estos últimos, de las definiciones internas en materia de gestión documental.

En ese sentido, las cámaras deberán trabajar en su organización archivística, en procura de lograr un sistema de gestión documental (tanto para soportes físicos como para electrónicos) que garantice la conservación y preservación de los importantes documentos a su cargo.

Las cámaras deben garantizar la adecuada conservación y custodia de los archivos que se someten a registro. También tienen el deber primigenio de conservación y custodia de la información mercantil en condiciones de organización archivística que corresponde a los comerciantes (es uno de sus deberes en función del artículo 19 del Código de Comercio).

Para las cámaras, los documentos representan riqueza de información con estos se constituyen y visualiza la evolución que han tenido estos entes en el desarrollo de sus funciones. Los documentos son la mayor fuente de información y conocimiento, y sirve de apoyo en la toma de decisiones; además, si se sirven de las tecnologías de la información y las comunicaciones, ayudan a mejorar los procesos y, así, a prestar una respuesta eficaz y oportuna a los requerimientos de los clientes internos y externos. Para que este proceso se dé con todo éxito, es fundamental la administración de la información; entonces, se hace necesaria la implementación de un programa de gestión documental que abarque todos los procesos y aspectos archivísticos aplicables.

Con la implementación de un programa de gestión documental se obtienen los siguientes beneficios:

  • Resaltar la importancia que tienen los archivos y documentación dentro de las Cámaras.
  • Permite dar una visión general del estado de la gestión documental y mejorar su desarrollo.
  • Constituye con la racionalización de los del proceso de producción de la gestión documental.
  • Permite recuperar la información física y electrónica de forma rápida y oportuna, facilitando su disponibilidad.
  • Proyecta los archivos dentro y fuera de la entidad como verdaderas fuentes de información incluso para la gestión de datos abiertos y el despliegue de la ley de transparencia.
  • Integra y armoniza la gestión documental con los sistemas de gestión de calidad, sistemas de gestión de seguridad de la información, sistemas de control interno y en general con todos los sistemas de gestión y procesos relacionados con el tratamiento, uso y acceso de la información.
  • Desarrolla las políticas de racionalización y supresión del papel.
  • Permite la conservación de la información útil para la entidad y contribuye con la conservación de la memoria institucional.
  • Permite la integración de las nuevas tecnologías asociadas a la gestión electrónica.
  • Constituye con la transparencia administrativa.
  • Propone estándares en materia de gestión documental para la planeación, diseño y operación de los sistemas de información.
  • Permite cumplir con los requerimientos legales relacionados con la función archivística.