¿Qué es la transparencia?
De acuerdo con la Corporación Transparencia por Colombia (2010), la transparencia es el “marco jurídico, político, ético y organizativo de la administración pública” que debe regir las actuaciones de todos los servidores públicos en Colombia, implica gobernar expuesto y a modo de vitrina, al escrutinio público. La transparencia tiene tres dimensiones:
- Transparencia de la gestión pública, que implica la existencia de reglas claras y conocidas para el ejercicio de la función pública (planeación, decisión, ejecución y evaluación de programas y planes), así como de controles para la vigilancia de las mismas.
- Transparencia en la rendición de cuentas, que conlleva la obligación de quienes actúan en función de otros, de responder eficaz y recíprocamente sobre los procesos y resultados de la gestión pública.
- Transparencia en el acceso a la información pública, que supone poner a disposición del público de manera completa, oportuna y permanente, la información sobre todas las actuaciones de la administración, salvo los casos que expresamente establezca la ley.
En este sentido, la transparencia no es un fin, sino un medio por el cual la administración se hace más eficiente y la ciudadanía conoce de antemano las actuaciones de las entidades Ya sea a través del comportamiento integro de los servidores públicos, de la constante rendición de cuentas de la gestión pública hacia los ciudadanos, y de la garantía del acceso a la información pública.
¿Cuál es el objeto de la Ley 1712 de 2014?
El objeto de la Ley 1712 de 2014, conocida como la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, es regular el derecho de acceso a la información pública que tienen todas las personas, los procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho fundamental, así como las excepciones a la publicidad de la información pública.
¿Qué es el Derecho de Acceso a la información Pública?
La Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014 consagró el Derecho de Acceso a la Información Pública como un derecho fundamental que tienen todas las personas para conocer de la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados, consiste en la posibilidad real que tiene toda persona para conocer acerca de la existencia y poder acceder a la información pública que tengan en posesión o bajo control los sujetos obligados.
¿Qué normas consagran el derecho de acceso a la información pública?
En la Constitución Política se consagra el derecho de acceso a la información pública, derivado de la relación entre: el art. 74, que establece el derecho a acceder a documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley; el art. 23, que garantiza el derecho a presentar peticiones ante las autoridades y los particulares por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución; y el art 20, sobre la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial. En desarrollo de estos artículos, la Ley 1712 de 2014 regula el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, los procedimientos y las excepciones; y el Decreto 103 de 2015 (recogido en el Decreto 1081 de 2015), lo relacionado con la gestión de la información pública, su publicación, divulgación, recepción y respuesta de solicitudes de acceso, clasificación y reserva.
¿Quiénes puedes ejercer el Derecho de Acceso a la Información Pública?
Todas las personas nacionales y extranjeras pueden ejercer ante todos los sujetos obligados su derecho fundamental de acceso a la información pública.
¿Cuáles son las Modalidades de Acceso a la Información Pública?
De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, cualquier persona podría acceder a la información pública de dos formas, la primera, acudiendo a la página web de los sujetos obligados quienes por disposición de los artículos 4° y 9° de la Ley 1712 de 2014 deben publicar proactivamente una información mínima obligatoria en los sistemas de información del Estado o en otras herramientas que lo sustituyan. La otra forma de acceder a la información pública es ejerciendo el derecho fundamental de acceso a la citada información mediante una solicitud dirigida al sujeto obligado, la cual deberá ser respondida de manera veraz y oportuna.
Así las cosas, el sujeto obligado tiene el deber de publicar proactivamente la información pública en su condición de tal y, si la información que requiere la persona no se encuentra disponible por ejemplo en la página web del sujeto obligado, la persona podrá ejercer su derecho fundamental de acceso a la información pública mediante una solicitud o una petición de información pública.
¿Qué son los Sujetos Obligados?
De conformidad con la Ley Estatutaria 1712 de 2014 y la Sentencia de la Corte Constitucional C –274 de 2013, son sujetos obligados las personas naturales o jurídicas, de derecho privado o públicas determinadas en el artículo 5° de la citada Ley sobre los cuales recae la obligación de brindar la información solicitada por las personas y a su vez, la obligación de publicar proactivamente su información en sitios como la web de cada uno de los sujetos obligados.
¿Quiénes son los Sujetos Obligados?
El artículo 5° de la Ley 1712 de 2014 asigna la condición de sujetos obligados a:
- Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital; entre ellos están la Presidencia de la República, la Vicepresidencia de la República, los Ministerios, las Superintendencias, el Consejo Superior de la Judicatura, la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo de Estado, las Gobernaciones y sus entidades, las Asambleas Departamentales, las Alcaldías, los Concejos Municipales, las Secretarias Municipales, etc.
- Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control por ejemplo la Procuraduría general de la Nación, la Fiscalía General de la Nación, la Contraloría General de la República, las Agencias Nacionales del Estado de Naturaleza Especial, las Corporaciones Autónomas Regionales, el Banco de la República, entre otros.
- Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público, por ejemplo, Empresas Sociales del Estado, las Sociedades Públicas por Acciones, las Empresas Oficiales de Servicios Públicos Domiciliarios, las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, los Establecimientos Públicos como la Escuela Superior de Administración Pública, el Instituto Nacional de Vías, el Instituto Nacional Penitenciario, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, las EPS, las IPS, las ARL, las Notarías, los Fondos de Pensiones, y las Cajas de Compensación, los Centros Educativos, las Universidades, las Cámaras de Comercio, etc.
- Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función, por ejemplo, los Tribunales de Ética Médica, las Cámaras de Comercio, los Cabildos Indígenas, los Consejos Comunitarios, los Asociaciones Gremiales.
- Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos; por ejemplo, el partido Liberal Colombiano, el Partido Conservador, el Partido Verde, el Partido Cambio Radical, el Polo Democrático, entre otros.
- Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público, por ejemplo, los Administradores de Parafiscales como Fedegan, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado como INDUMIL, Colpensiones, el Fondo Nacional del Ahorro, los Contratistas del Estado, entre otros.
¿Qué Obligaciones tienes los Sujetos Obligados?
Además de la obligación de responder de buena fe, de manera veraz, oportuna y adecuada a las solicitudes de información pública, los sujetos obligados también deben publicar proactivamente la información pública y, además, implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos.
¿Qué Principios consagra la Ley Estatutaria del Derecho de Acceso a la Información Pública?
La Ley Estatutaria 1712 de 2014 consagra los siguientes principios:
- Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.
- Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia, de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.
- Principio de buena fe. En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.
- Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
- Principio de no discriminación. De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.
- Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.
- Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos.
- Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.
- Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.
- Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.
- Principio de responsabilidad en el uso de la información. En virtud de este, cualquier persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará atendiendo a la misma.
¿Se puede restringir o limitar el Derecho de Acceso a la Información Pública?
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014 toda información bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y por ello no podrá ser reservada o clasificada sino por disposición constitucional o legal, por ello, el derecho fundamental de acceso a la información pública solamente podrá ser restringido de manera excepcional por las causales establecidas en la Ley o en la Constitución.
La Ley 1712 de 2014 consagró dos excepciones al derecho fundamental de acceso a la información pública, uno cuando la información es calificada como clasificada y otra, cuando la información pública es calificada como reservada.
¿Cuáles son los límites al Derecho de Acceso a la Información con relación a la Información Clasificada?
El artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 establece que la información pública puede ser exceptuada por daños a los derechos de las personas naturales o jurídicas cuando la misma sea clasificada, razón por la cual, el acceso a la misma podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos:
- El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado;
- El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;
- Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011
¿Cuáles son los límites al Derecho de Acceso a la información con relación a la Información Reservada?
Por su parte, el artículo 19 de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública establece que se exceptúa el otorgar una determinada información por daño a los intereses públicos, razón por la cual la califica de reservada y es por ello que el acceso a la misma podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional, en la siguientes causales:
- La defensa y seguridad nacional;
- La seguridad pública;
- Las relaciones internacionales;
- La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso;
- El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;
- La administración efectiva de la justicia;
- Los derechos de la infancia y la adolescencia;
- La estabilidad macroeconómica y financiera del país;
- La salud pública.
Del mismo modo, y según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, se exceptúan los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.
¿Cuáles son los límites al Derecho de Acceso a la información con relación a la negativa y el rechazo a suministrar la información pública?
Cuando el acceso a la información pública solicitada por la persona es rechazada o denegada por parte del sujeto obligado, éste deberá motivar por escrito tal decisión.
Si el sujeto obligado invoca en su respuesta a la solicitud de información pública que la misma es reservada por razones de la seguridad y la defensa nacionales o por las relaciones internacionales, la persona que solicita la información podrá interponer por escrito el recurso de reposición ante el mismo funcionario que invoca tal condición en la información sustentándolo en la diligencia de notificación o dentro de los tres días siguientes a ella.
Cuando el recurso de reposición es negado, la persona puede acudir ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, en los términos establecidos en el artículo 27 de la Ley 1712 de 2014.
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 27 de la Ley 1712 de 2014, una vez agotado el recurso de reposición y cuando no se trate de la negativa o rechazo de la solicitud de información por motivos de seguridad o defensa nacionales o de relaciones internacionales, la persona podrá acudir a la acción de tutela para buscar que se le garantice y proteja su derecho fundamental de acceso a la información pública.
¿Quiénes protegen y amparan su derecho fundamental de acceso a la información pública?
El ministerio público y su derecho de acceso a la información pública
La Ley Estatutaria 1712 de 2014 asignó la función de garante del Derecho Fundamental de Acceso a la Información Pública al Ministerio Público el cual, es ejercido en virtud de lo dispuesto en el artículo 118 de la Constitución Nacional por el Procurador General de la Nación, el Defensor del Pueblo, por los Procuradores Delegados y los Agentes del Ministerio Público, por la Defensoría del Pueblo y por los Personeros Municipales.
Por lo anterior, cuando la persona que ejerce su derecho fundamental de acceso a la información pública considera que el mismo está siendo vulnerado o desconocido por parte del alguno de los sujetos obligados, podrá acudir ante el Ministerio Público para que se intervenga en defensa de su derecho fundamental.
En la Procuraduría General de la Nación el Jefe del Ministerio Público creó mediante la Resolución 146 del 8 de mayo de 2014 el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, el cual se encuentra coordinado por el Despacho de la Viceprocuradora General de la Nación y se encarga de velar por el adecuado cumplimiento y aplicación de la Ley 1712 de 2014.
¿En cuánto tiempo recibiré la información solicitada?
Teniendo en cuenta que la Ley 1712 de 2014 no establece el tiempo en que deben los sujetos obligados responder a las solicitudes de información pública, debemos remitirnos al artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 que establece un término de 10 días hábiles para que las autoridades, en nuestro caso los sujetos obligados, respondan las solicitudes de documentos, término que podrá prorrogarse cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en el plazo señalado, y la autoridad deberá informar de inmediato y antes del vencimiento del término al interesado expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá excederse del doble del inicialmente previsto, es decir 20 días hábiles.
¿Qué es el procedimiento especial de solicitud con identificación reservada?
Es un procedimiento especial consagrado en el parágrafo del artículo 4° de la Ley 1712 de 2014, que cualquier persona puede realizar ante cualquier dependencia del Ministerio Público cuando considere que su vida o integridad o la de su familia corren peligro al realizar una solicitud de información ante un determinado sujeto obligado.
¿Ante quien se puede acudir para realizar el procedimiento especial de solicitud de información pública con identificación reservada?
La persona que considere que su integridad y su vida o la de su familia corren peligro al solicitar una determinada información ante alguno de los sujetos obligados, podrá acudir o solicitar al Ministerio Público, bien sea ante el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública de la Procuraduría General de la Nación, a la Defensoría del Pueblo, a las Personerías Municipales o Distritales o a las Procuradurías Regionales y Provinciales y solicitar el ejercicio del procedimiento especial de solicitud con identificación reservada.
En la página web de la Procuraduría General de la Nación en la sección de solicitudes y denuncias la persona encontrará un formato que también podrá ser empleado para ejercer su derecho de acceso a la información pública mediante el procedimiento especial de identificación reservada.
Lo anterior, tanto para facilitar la función de garante del Ministerio Público asignada en la Ley 1712 de 2014, como el acceso al procedimiento de solicitud de información con identificación reservada.
Recuerde que por disposición de la Corte Constitucional mediante Sentencia C –274 de 2013, la persona que solicita el ejercicio del procedimiento especial con identificación reservada deberá exponer las razones del riesgo al realizar la solicitud de información.
El Ministerio Público garantiza la reserva de su identidad al activar el procedimiento de solicitud de información con identificación reservada.
Cualquier inquietud por favor comuníquese con el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública de la Procuraduría General de la Nación al correo electrónico: grupotransparencia@procuraduria.gov.co
El principio de Transparencia de Gobierno Abierto y su aplicación como mecanismo de control a las Cámaras de Comercio
La realidad de la sociedad del conocimiento representa nuevos desafíos para las administraciones pública. Bajo este nuevo paradigma, se desarrolló el concepto open government o gobierno abierto. Este modelo de gestión se sustenta en tres principios básicos: transparencia, colaboración y participación. Uno de sus aspectos fundamentales es la apertura de datos e información por parte de las instituciones públicas o de las privadas que prestan servicios públicos o cumplen funciones públicas delegadas, para que todo ciudadano o interesado pueda usarlos y reutilizarlos.
En el mundo, el concepto de gobierno abierto ha tenido un desarrollo significativo. Se han establecido acuerdos internacionales, modelos de legislación, políticas públicas, y autoridades privadas como la Organización para la cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), la organización de los Estados Americanos (OEA), entre otras, son impulsadoras del nuevo paradigma.
En aquellas regiones con democracia reciente, como Latinoamérica, todavía queda un largo camino por recorrer. A pesar de ello, un grupo de países de la región y, en particular, Colombia desde el año 2012 viene desarrollando una política pública que permite la adopción del “gobierno abierto” bajo esquemas internacionales, asumiendo así el reto de la sociedad del conocimiento vigente (Piñeros López, 2017)
En los planteamientos de las democracias actuales, los estados dejaron de ser los protagonistas únicos: ahora se acompañan de nuevos actores, en una estructura donde todos unen esfuerzos con el propósito de gestionar, controlar y regular las actividades de interés común. En tal sentido, la nueva forma de gobernanza desarrolla nuevos enfoques y evidencia debilidades que se superponen a las teorías clásicas desarrolladas a lo largo de la historia. Estos enfoques surgen de las transformaciones originales, entre otros temas, por 8i) la regulación como forma de gobernanza (Alviar, 2016), (ii) la evolución de nuevos actores sociales de naturaleza privada o mixta con facultades suficientes para incidir en decisiones y actuaciones de los estados, (iii) la influencia de la sociedad del conocimiento y (iv) la necesidad de control de la sociedad civil a la gestión pública y a la inversión de los recursos públicos.
El nacimiento y rediseño de actores privados amplia el valor del principio de transparencia en el marco de la teoría del buen gobierno y buena administración (Pinazo, 2010), que integran el entorno jurídico de la actualidad tanto en el ámbito nacional como en el internacional. Es así como los privados, en el esquema del principio de transparencia que sustenta el gobierno abierto, son incluidos en el fomento y la rendición de cuentas, en la obligación de apertura de la información pública que administran, originada en las funciones también públicas delegadas, para facilitarles a los ciudadanos realizar controles a la administración de los gobiernos y convertirse para dichos actores en el pilar fundamental de su gestión y aporte en temas de gobernanza.
Gobierno Abierto
Evolución histórica
El acceso a la información pública ha sido una preocupación constante de los ciudadanos y, en muchos momentos de la historia, una preocupación para los gobiernos y estados. Suecia fue el primer país en incorporar en su legislación una norma que legalizó el acceso público a los documentos del Parlamento y del Gobierno en 1766. Posteriormente, en la Declaración de los Derechos del Hombre y del Ciudadano hecha por los representantes del pueblo francés, constituidos en Asamblea Nacional el 26 de agosto de 1789, se estableció el acceso a la información pública como una garantía, lo que en teoría fijó una solución al control de los gobiernos por parte de los ciudadanos.
Ya en el siglo XX, en la Asamblea General de las Naciones Unidas, el 10 de diciembre de 1948se dio la Declaración Universal de los Derechos Humanos, cuyo artículo 19 estableció el derecho a la información.
Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitaciones de fronteras, por cualquier medio de expresión.
En 1966, Estados Unidos aprobó el acta de libertad de información, llamada Freedom of information act (FOIA) o ley por la libertad de información. Esta otorgo a los ciudadanos el acceso a la información federal del Gobierno. En 1976 se aprobó la Sunshine act, la cual estableció que todas las reuniones de organismos del Gobierno debían ser abiertas a la prensa y al público. En 2010, la OEA explico una “Ley Modelo de Acceso a la Información Pública” y una guía para su aplicación, con el propósito de estandarizar las regulaciones de este derecho.
Es así como ha venido evolucionando el derecho a la información y cada vez se suman más países a su protección. Para 1990 solo había 13 que garantizaban su protección, mientras hoy hay más de 100 leyes aprobadas. “A excepción de Bolivia, Costa Rica, Cuba y Venezuela, la mayoría de países de América Latina tienen leyes que garantizan el acceso a la información oficial. Incluso, algunas leyes latinoamericanas están consideradas entre las mejores del mundo” (Nalvarte, 2017)
Acceso a la información pública como antecedente del Gobierno Abierto
La información es un instrumento de poder para quien la detenta; es, además, un instrumento de gobierno. En tal sentido, un sistema de información pública abierto supone el desplazamiento del control a los ciudadanos, garantizando derechos e intereses colectivos. Es así como el derecho al acceso a la información pública es un pilar fundamental para las políticas de gobierno abierto. La transparencia, participación y colaboración son la base para avanzar en la gestión de los estados y los servicios que prestan los gobiernos a los ciudadanos.
La matriz conceptual que sostiene la evolución y desarrollo de la idea de gobierno abierto viene precedido por el foco prioritario en el derecho de acceso a la información pública, tanto en su dimensión de promoción de la transparencia en los asuntos públicos y decisiones políticas como en la esfera de considerar la información como insumo fundamental para valorar, exigir y evaluar el desempeño de los gobernantes y de las instituciones públicas en general (Ramírez Alujas, 2012).
Como algunos expertos aseguran, las políticas de gobierno abierto nacieron en el siglo XVIII, cuando Suecia hizo pública su información y el acceso de los ciudadanos se convirtió en derecho. A finales de los años 70, en el Reino Unido se acuño la expresión “gobierno abierto” cuando se hacía referencia al derecho que tenían los ciudadanos a conocer las decisiones públicas, quienes reclamaban apertura y participación frente al mutismo con el que actuaban el Gobierno de la época. Fue solo tras la caída del Muro de Berlín, en los años 90, que se comenzó a discutir la necesidad de usar las tecnologías de la información y comunicación en la gestión de los gobiernos.
Un primer estudio sobre el uso del gobierno abierto y las necesidades de informar corre a cargo de Chandler (1998), quien es el primero en sugerir la idea de que la información debe ser adoptada a las necesidades de los ciudadanos. Como resultado de una investigación en cuatro sitios web de estados en el Reino Unido, Chandler (1998) sugiere también que dicha calidad de información debe llegar a las páginas web federales y supranacionales, como es el caso de la Unión Europea (Sandoval-Almazán, 2015).
Colombia incorporó en su legislación la ley 4 de 1913 (modificada por la Ley 19 de 1958, la cual en su artículo 320 señalo que todos los ciudadanos pueden tener copia de los documentos públicos, salvo que estos tengan el carácter de reservados. En 1985 se expidió la Ley 57, que reglamento el derecho de acceso a la información. A su turno, en la reforma constitucional de 1991, Colombia incorporó dos artículos fundamentales que garantizan este derecho: el artículo 20, que consagro la libertad de expresión y el derecho de informar y recibir información veraz e imparcial, y el artículo 74, que estableció el derecho al acceso de todos los ciudadanos a los documentos públicos. El 6 de marzo de 2014, mediante la expresión de Ley 1712, denominada la Ley de Transparencia, se reglamentó el artículo 75 de la Constitución, el derecho fundamental al acceso a la información pública.
Concepto de Gobierno Abierto
Hoy la influencia de la sociedad del conocimiento ha facilitado las interconexiones de individuos, organizaciones y bienes. Se ha evidenciado una evolución acelerada de las tecnologías y las comunicaciones, así que es necesaria una nueva forma de interacción entre ciudadanos y Estado. Es menester, entonces, una respuesta a los cambios de paradigma en la gestión de la información pública, por lo que se desarrolla el concepto de gobierno abierto, que establece tres pilares:
- Transparencia. Definida como el fomento y promoción de la rendición de cuentas, y como la facilidad para el acceso a la información pública que les permite a los ciudadanos realizar controles a la administración de los gobiernos, así como crear valor económico a partir de los datos públicos ofrecidos libremente por los gobiernos (estados).
- Participación. Definida como el derecho de la ciudadanía a incluirse activamente en el diseño y ejecución de políticas públicas, lo que le permite al Gobierno beneficiarse del contexto, conocimiento y experiencia de los ciudadanos. La participación permite impulsar acciones de los ciudadanos en asuntos públicos.
- Colaboración. Definida como la ayuda de los ciudadanos y demás agentes en la gestión de la administración. La colaboración es la cooperación no solo con la ciudadanía, sino también con el sector privado, las asociaciones y demás agentes.
El concepto de gobierno abierto se ha usado para nombrar iniciativas que tienen como propósito la participación ciudadana en los asuntos públicos, igualmente, se usa la expresión open government para hablar del libre acceso a la información de la protección de datos y del conocimiento de las actividades que el Gobierno realizará o está realizando, permitiendo así el ejercicio del control ciudadano de la gestión estatal. Hoy, muchos académicos y autoridades privadas hablan de una evolución hacia el concepto de micos y autoridades privadas hablan de una evolución hacia el concepto de Estado abierto, que amplía su contenido a todas las instituciones estatales.
En 2011 se creó la Alianza para el Gobierno Abierto (AGA), en ingles open Government Partnership (OGP). El acuerdo se logró en el periodo de sesiones de la Asamblea General de las Naciones Unidas, en septiembre de 2011, y fue el resultado del esfuerzo por mejorar el desempeño y la calidad de los gobiernos. Esta iniciativa fue liderada por los gobiernos de los expresidentes Obama de Estados Unidos y Dilma Rousseff de Brasil, y hoy cuenta con 75 miembros, 16 de los cuales son de Latinoamérica y del Caribe, Colombia entre ellos.
En septiembre de 2015, en la Cumbre de Desarrollo Sostenible realizada en Nueva York, más de 190 líderes mundiales, entre ellos Colombia nuevamente, adoptaron un conjunto de objetivos que integran la Agenda de Desarrollo Sostenible que se debe cumplir hasta 2030. La agenda incluyó 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) para poner fin a la pobreza, luchar contra la desigualdad, la injusticia, y hacer frente al cambio climático. El objetivo 16 es “paz, justicia e instituciones sociales”, y consiste en “promover sociedades pacificas e inclusivas para el desarrollo sostenible, facilitar el acceso a la justicia para todos y crear instituciones eficaces, responsables e inclusivas a todos los niveles”. Una de sus metas, la 16.10, busca “garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales, de conformidad con las leyes nacionales y los acuerdos internacionales”.
En mayor de 2016, en la edición 36 de las sesiones de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (Cepal), se acordó crear un foro de los países latinoamericanos y caribeños con el propósito de hacer seguimiento y evaluación a la implementación de la Agenda 2030, a los objetivos y a sus metas. En este contexto, la política de gobierno abierto y el acceso a la información pública constituye un instrumento para alinear el cumplimiento de los ODS.
El derecho al acceso a la información pública es uno fundamental reconocido internacionalmente, esencial para la promoción de la transparencia y para la participación y control ciudadanos.
Colombia no ha sido ajena a la preocupación internacional por las políticas de gobierno abierto y la protección del derecho al acceso a la información pública. Desde la Constitución de 1886, articulo 45, se estableció: “Todos tienen derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, bien sea por razones de interés general o interés particular y de obtener una pronta resolución”.
En 1985, con la Ley 57 se definió formalmente el derecho al acceso a la información pública; su artículo 12 estipulaba:
Todos tienen derecho a ver los documentos en poder de organismos públicos y a recibir copias de estos, siempre y cuanto dichos documentos no sean confidenciales en el marco de la Constitución, o no se relacionen con la defensa o la seguridad nacional.
En la Constitución de 1991 se consagró en el artículo 74: “todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley”. En el Plan de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para todos”, las iniciativas enfocadas en estos dos temas incluyeron un programa de gobierno electrónico, la elaboración de una ley sobre acceso a la información pública y la creación de la Comisión Nacional de Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana. En septiembre de 2011, Colombia inició el proceso de adhesión a la alianza de Gobierno Abierto: se hizo miembro en el segundo grupo de países firmantes y en abril de 2012 presento su plan de acción.
Para mayo de 2014, el país presentó su segundo plan de acción y en octubre el tercero, periodo 2017-2019.
La normativa existente ofrece las bases para un gobierno transparente, responsable, participativo y abierto. El país ha firmado y ratificado acuerdos como la Carta Iberoamericana del Gobierno Electrónico, la Carta Iberoamericana de Participación Ciudadana en la Gestión Pública, la Convención Interamericana contra la Corrupción y el mecanismo de seguimiento de su implementación. Colombia también se adhirió a la “convención para combatir el cohecho de servidores públicos extranjeros en transacciones comerciales internacionales”, de la OCDE, a través de la Ley 1573 de 2012.
En el ámbito nacional, en el 2011 se sustituyó el programa presidencial de lucha contra la Corrupción por la Secretaria de Transparencia mediante el Decreto 4637 del 9 de diciembre de 2011, con la misión de asesorar y apoyar directamente al presidente en el diseño de una política integral de transparencia y lucha contra la corrupción, y coordinar su implementación. En 2013 se formuló el documento del Consejo Nacional de Política Económica y Social (Conpes) 167, que es la Política Pública Integral Anticorrupción (PPIA), cuyo objetivo central es fortalecer las herramientas y mecanismos para la prevención, investigación y sanción de la corrupción en Colombia. Uno de los componentes que desarrolla la PPIA es el acceso y la calidad de la información pública.
A su turno, mediante el Decreto 1649 de 2014 se restructuró el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica y se consignaron diferentes funciones para la Secretaria de Transparencia. En 2014 se creó la ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712, y, posteriormente, su Decreto reglamentario, el 103 de 2015.
Aquí fue esencialmente el trabajo de la OEA, pues la ya mencionada Ley Modelo de Acceso a la Información fue una guía para la Ley de Transparencia. Igualmente, se tomaron como referentes las legislaciones de Chile y México, y se recibió apoyo financiero de las embajadas del Reino Unido y los Países Bajos, Finalmente, en el proceso intervinieron congresistas, el Gobierno y organizaciones de la sociedad civil.
- Gobierno abierto para la OCDE, desde 2003. En el informe del año 2003, la OCDE enmarcó su propio concepto de gobierno abierto: lo estableció como la necesidad del gobierno y la administración pública de conectarse con la sociedad civil para lograr la inclusión del ciudadano en el diseño de las políticas públicas y el buen gobierno:
En los principios del buen gobierno comúnmente aceptados, cabe reseñar la apertura, la transparencia y la obligación de rendir cuentas; la objetividad y la equidad en el trato dado a los ciudadanos, con especial mención de los mecanismos de consulta y participación; la existencia de unos servicios eficaces y efectivos; la instauración de legislaciones y normativas claras, transparentes y fácilmente aplicables; la coherencia en la elaboración de las políticas públicas; el resto del Estado de derecho; y el seguimiento de estrictas pautas de comportamiento ético. Esos principios constituyen los cimientos de un gobierno abierto, esto es, aquel que es más accesible para los ciudadanos, que está más cerca de ellos, y cuyas actividades resultan, en definitiva, más transparentes (OCDE, 2003, p.3).
Luego plantearía que gobierno abierto describe “la transparencia de las acciones del gobierno, la accesibilidad de los servicios públicos e información, y la capacidad de respuesta del gobierno a las nuevas ideas, demandas y necesidades” (OCDE, 2006).
Finalmente:
…para la OCDE el término ha evolucionado desde una mirada basada en las tres dimensiones relevantes mencionadas que apelan a contar con una administración pública transparente, accesible y receptiva – con capacidad de respuesta y responsable (OCDE, 2006) a un enfoque donde se le considera como plataforma para resolver como el gobierno puede trabajar con la sociedad y los individuos para cocrear valor público (OCDE ,2010). En este punto se han tratado de promover modelos a través de los cuales se puedan facilitar los procesos de innovación institucional y, al mismo tiempo, promover la adecuación al interior de los servicios públicos para aprovechar las capacidades, energías y capital social disponible y distribuido en la sociedad (Ramírez Alujas, 2014, p.9).
- Inicio de la participación de Colombia en la AGA. Esta alianza, como ya se vio, es una iniciativa multilateral a la que adhieren los estados voluntariamente. Hoy participan más de 60 países, con el propósito de incentivar la participación ciudadana y de mejorar la respuesta de los gobiernos a través de herramientas como la implementación de estrategias de transparencia, acceso a la información pública e impulso a nuevas tecnologías.
Colombia inicio su proceso de adhesión a la AGA en septiembre de 2011. En 2012 presento su primer plan de acción que rigió hasta 2015 y comprendía los siguientes desafíos: (i) aumento de la integridad pública, (ii) mejora de los servicios públicos y (iii) mejor gestión en la inversión pública.
El segundo plan, 2015-2017, se enfocó en la inclusión social y territorial, mientras el tercero, 2017-2019, en ampliar la participación ciudadana hacia nuevos actores provenientes de la academia y del sector privado, y en la consolidación de la iniciativa del Estado abierto en el nivel subnacional.
Desde su inclusión en la AGA, Colombia ha tenido avances visibles: la aprobación de la Ley 1712 de 2014 (Transparencia y Acceso a la Información Pública), la creación de plataformas electrónicas para la divulgación del Estado colombiano, la Política Pública Integral Anticorrupción (PPIA, Conpes 167) y las mejoras en contratación gracias a la Agencia Nacional de Contratación a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Vale anotar aquí que, en el SECOP, las entidades públicas y los particulares que administran recursos públicos pueden adherirse a contratos marco, lo que hace más eficiente su contratación; además, permite la rendición de cuentas porque cualquier ciudadano puede monitorear la contratación de las entidades adscritas al portal.
Otro avance es la creación del portal de transparencia económica, en la que los ciudadanos pueden hacerle seguimiento detallado a la ejecución presupuestal de todo el Estado (pueden consultar el gasto de funcionamiento y de inversión de las entidades públicas).
Participación de particulares en la Gestión Pública
Los particulares que prestan funciones públicas delegadas por el Estado serian agentes privados de lo que Saskia Sassen (2000) llama la “nueva zona institucional”. Estos agentes se convierten en actores especializados que producen nuevos regímenes y prácticas legales, y son, además, los creadores de unas burocracias que llegan finalmente al ciudadano en nombre del Estado, en Colombia, las competencias de estos particulares varían: algunos tienen participación y apoyo en asuntos de interés nacional e internacional, como la bolsa de Colombia y la Federación nacional de Cafeteros, y otros tienen competencia local organizado por regiones, como las cámaras de comercio, las notarías, las curadurías, entre otros.
En el mundo globalizado, estos agentes privados, con su cometido de prestar funciones públicas o administrar recursos públicos, se convierten en canales de inserción del Estado al mercado no solo nacional, sino internacional; hay que destacar que la eficiencia de sus servicios influye en el fortalecimiento del poder estatal y de su soberanía. Es así, entonces, como estos atores se convierten en protagonistas de la prestación de bienes y servicios por su capacidad de desarrollar y ejecutar eficientemente labores especializadas. Su experticia los lleva a ser agentes con poder legítimo que se vinculan en la gestión de decisiones, soluciones e intereses, en interacciones propias de la gobernanza. Algunos de estos, además, participan como autoridades internas en las materias que desarrollan, facilitando así la inclusión de Colombia en diferentes entornos internacionales.
En la práctica se encuentra que estos particulares con funciones públicas delegadas logran definir y fijar territorialmente estrategias de desarrollo pensadas en diferentes ámbitos (locales, regionales y nacionales), con el acompañamiento del Gobierno central y, en algunos proyectos específicos, de entidades internacionales; así se convierten en mediadores entre el Gobierno y los diferentes estamentos de la sociedad, los gremios y los actores privados.
En el país, en cada uno de los sectores donde actúan, estos particulares se constituyen en entidades importantes y estrategias en la coordinación público-privada local y regional. Gracias a una coordinada articulación con alcaldías y gobernaciones, así como con agencias de desarrollo, organismos de cooperación y entidades de inversión, han logrado romper el centralismo administrativo e insertarse en las agencias de gobernanza.
Los particulares, al ejecutar dichas funciones delegadas, tienen un grado de responsabilidad mayor por su experticia, lo que los lleva al compromiso de repensar alternativas de modernización de servicios y de regulación que permitan la inserción del país en el entorno global y lo vuelvan competitivo, lo que impactaría favorablemente en indicadores globales como el Doing Business.
Desde 2014, con la expedición de la Ley 1712, el Gobierno nacional, a través de la Secretaria de Transparencia, ha enfocado sus esfuerzos en la promoción y la garantía del acceso a la información pública de todos los sujetos obligados, entre ellos, los particulares que cumplen funciones públicas.
La Ley 1712 de 2014 le asigno la función de garante del derecho fundamental de acceso a la información pública al Ministerio Público (Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo, procuradores delegados y personeros municipales), lo que implica que cuando se considere que este derecho está siendo vulnerado, la Procuraduría puede verificar y, si es procedente, sancionar al responsable. Adicionalmente, puede desarrollar actividades tendientes a:
- Promover el conocimiento y aplicación de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 103 de 2015 mediante pedagogía y capacitación;
- Desarrollar acciones preventivas y de promoción sobre la transparencia en la gestión pública, por ejemplo: requerir a los sujetos obligados para ajustar sus procedimientos;
- Procesar y publicar estadísticas sobre transparencia y acceso a la información.
Por lo anterior, la Procuraduría puso en marcha una campaña de seguimiento y verificación; como parte de esta, anualmente ha venido realizando entre los actores responsables una encuesta de cumplimiento.
Aplicación normativa del principio de Transparencia de Gobierno Abierto en Colombia: Cámara de Comercio
La Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014 y el Decreto reglamentario 103 del 20 de enero de 2015, compilado en el libro segundo, parte I, título I del Decreto 1081 de 2015, desarrollan y regulan el derecho fundamental de acceso a la información pública: los procedimientos, la garantía para su ejercicio y las excepciones a la publicidad de información.
Dispone la Ley 1712 que los sujetos obligados están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la información pública en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley. De acuerdo con los numerales c, d y f del artículo 5 e la Ley 1712, las cámaras de comercio son sujetos obligados, en la medida en que son personas jurídicas que prestan funciones públicas y un servicio público y que administran recursos asimismo públicos; por lo tanto, a las cámaras les resulta aplicable el marco normativo de transparencia en cuanto a la información relacionada con el cumplimiento de las funciones públicas delegadas, el servicio público que perciben por este, atendiendo siempre las reglas especiales que regulan el sector.
Es pertinente aclarar que la aplicación de la Ley 1712 no desconoce las disposiciones legales y reglamentarías que regulan las actividades y los procedimientos propios de las funciones públicas registral y de certificación de las cámaras de comercio, y prevalecen las tarifas reconocidas legalmente a los entes camerales sobre la gratuidad universal del acceso a la información, sin que se modifique la operación de registro y certificación.
Las cámaras de comercio iniciaron la implementación de la Ley de Transparencia desde el 6 de marzo de 2015 de la mano de su confederación (Confecámaras). Este proceso las llevó a ajustar los procedimientos para garantizar el derecho de acceso a la información y a adecuar e incorporar los instrumentos de gestión de la transparencia de la información que refiere la ley. Cabe precisar en este punto que existe un vacío en la regulación de la Ley de Transparencia, puesto que a la fecha no se ha regulado de manera precisa el alcance del cumplimiento para los privados como sujetos obligados, lo que deja a interpretación de estos el cumplimiento de sus obligaciones.
Con la finalidad de detallar un poco más las obligaciones que se desprenden para las cámaras de comercio al ser sujetos obligados de la ley de transparencia, a continuación, se hará referencia a la transparencia activa, pasiva y a los instrumentos de gestión de la información pública, haciendo los comentarios que aplican en cuanto a los entes camerales.
- Transparencia activa
Es la obligación correlativa del derecho al acceso a la información, referida a la publicación y divulgación de información pública de forma proactiva por parte del sujeto obligado. Se accede a la información a través de las páginas web, las carteleras o cualquier otro medio o canal de publicidad dispuesto, y, por esto, la actualización debe ser periódica.
Por la transparencia activa se debe publicar información mínima estructural, es decir, sobre la estructura organizacional del sujeto obligado, esta incluye:
- La estructura, funciones y deberes, ubicación y horas de atención al público.
- El presupuesto general. La norma también se refiere al plan de compras; y cabe precisar que es un concepto del derecho público no aplicable a las cámaras de comercio.
- Directorio de empleados.
- Las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los funcionarios del sujeto obligado. Las cámaras, como entidades de naturaleza privada, deben garantizar en este ítem el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos, la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios.
- Las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales.
- Las metas y objetivos de conformidad con sus programas operativos y los resueltos de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño.
- Los plazos de cumplimiento de los contratos.
Es de advertir que los obligados con naturaleza privada divulgan la información conforme a la documentación que por sus actividades y funciones les corresponde publicar. En el caso de las cámaras de comercio, se limita la publicación de la información mínima estructural a la estrictamente relacionada con el servicio registral, toda vez que su naturaleza jurídica es privada y, en consecuencia, sus obligaciones en temas de transparencia no exceden la órbita del ejercicio de funciones públicas.
Adicional a lo anterior, se debe publicar información mínima funcional, es decir, sobre las funciones públicas que se ejercen:
- Descripción sobre el servicio que se brinda al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención y mecanismos de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos.
- Trámites y descripciones de los procedimientos que se pueden agotar ante las cámaras de comercio.
- Los informes de gestión, evaluación y auditoria del sujeto obligado.
- Los procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como los datos de adjudicación y ejecución de contratos.
A propósito de los recursos de publicación de información relacionada con asuntos contractuales de las cámaras de comercio, una expresión de la transparencia activa es la publicación de la gestión e información contractual a través del SECOP, que permite dar cuenta de la contratación realizada por los entes camerales con recursos públicos, el tema que será desarrollado más adelante.
Para mejor gestión de lo anterior, los sujetos obligados deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos. Por tanto, las cámaras deben contar con un programa de gestión documental, tablas de retención documental, inventarios documentales y demás instrumentos de transparencia; estos aspectos, vale decir, son regulados en el Acuerdo 005 del 20 de junio de 2018 del Archivo General de la Nación.
- Transparencia pasiva.
Referida a la gestión de solicitudes de información pública, es una de las formas de acceso a esta a través de las solicitudes que realicen los ciudadanos a sujetos obligados por los diferentes canales de atención disponibles. Implica la implementación de mecanismos para la recepción, tramite y atención de solicitudes de información de acuerdo con las normas del CPACA y de lo Contencioso Administrativo, además de la implementación de un reporte periódico del trámite de los derechos de información recibidos.
En la entrega de información proveniente de los registros públicos se podrán cobrar los costos de reproducción, entendidos como todos los valores directos que son necesarios para obtener la información pública solicitada (CD, fotocopias, entre otros); por esto, se deben publicar previamente los costos de reproducción de la información, los cuales dependen del medio y tipo de formato.
El acceso a la información solo puede ser restringido excepcionalmente, en circunstancias que están limitadas y deben ser proporcionales y estar contempladas en la ley o la constitución. Tales excepciones son las siguientes:
- Información clasificada para la protección de datos personales y sensibles en poder del sujeto obligado de conformidad con las disposiciones de la Ley de Habeas Data. Corresponde a aquella información que, estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio particular y privado, o semiprivado, de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso puede ser negado o exceptuado en circunstancias legítimas y necesarias, teniendo en cuenta los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
- Información considerada de carácter reservado por razones de defensa y seguridad nacional, estabilidad macroeconómica y financiera. Corresponde a aquella información que, estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuado y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en la ley.
Conviene resaltar que no hay obligación de generar información no disponible cuando sea solicitada en ejercicio del derecho de información.
- Los instrumentos de la gestión de la información pública
Los sujetos obligados deben articular el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la transparencia activa y pasiva mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actuación y divulgación; para el efecto, la Ley 1712 definió estos instrumentos de gestión:
- Esquema de publicación. Es el instrumento mediante el cual el sujeto obligado informa a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada en su sitio web. Es una estructura ordenada de presentación de la información publicada y que publicará en desarrollo del principio de transparencia activa. Contiene el listado de la información mínima obligatoria y de la información de interés a los ciudadanos, y el listado de información originada en ejercicio del derecho de información.
- Matriz de responsables. Es el instrumento interno mediante el cual el sujeto obligado señala el nombre del área encargada de la custodia o control de la información pública para efectos de permitir su acceso y gestionar su publicación actualizada.
- Registro de activos de la información. Es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genera, obtenga, adquiera, transforme o controle, relacionada con el servicio o función pública a su cargo; dicha información debe publicarse a través de la página web o los medios que para este fin se determinen. En el caso de las cámaras, serian principalmente los registros públicos administrados.
- Índice de información clasificada y reservada. Es el inventario de la información generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, cuya disponibilidad está restringida por ser considerada clasificada para proteger datos personales o por razones de seguridad y defensa nacional o estabilidad macroeconómica y financiera. En el caso de las cámaras, sería, por ejemplo, la información sobre menores de edad, datos personales de proveedores, árbitros y conciliadores, datos que protejan la seguridad e intimidad de las personas.
- Programa de gestión documental. Conjunto de normas, políticas, procedimientos e instrumentos de gestión y tecnológicos adoptados por el sujeto obligado para la identificación, clasificación, organización y conservación de la información. Deberán estar estructurados bajo las disposiciones legales y reglamentarias de archivo y de acuerdo con las directrices del Archivo General de la Nación para las cámaras de comercio (Acuerdo 005 del 20 de junio de 2018 del Archivo General de la Nación).
Adicional a la Ley 1712 y a su decreto reglamentario, hay que hacer referencia a la Resolución 3564 de 2015 expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que reguló los lineamientos respecto de los estándares para publicación y divulgación de la información, accesibilidad en medios electrónicos para la recepción de solicitudes de acceso a información pública, condiciones técnicas para la publicación de datos abiertos y condiciones de seguridad de os medios electrónicos establecidos inicialmente en los artículos 2.1.1.2.2.2 y 2.1.1.2.1.11, y en el parágrafo 2 del artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto 1081 de 2015.
Como ya se anunció, la resolución refiere la accesibilidad de la información por medios electrónicos en formato alternativo para personas en condición de discapacidad; esto implica un reto para las cámaras de comercio. Toda vez que la estructura de los registros públicos hace difícil su acceso y divulgación por medios diferentes al escrito; sin embargo, se han venido disponiendo de audios, videos y diversos mecanismos amigables para dichos grupos poblacionales.
Finalmente, se llama la atención sobre el RUES, una herramienta para el acceso de la ciudadanía a la información de los registros públicos administrados por las cámaras. El RUES nació en el año 2005, el primero de enero, como una herramienta de registro de información y racionalización de trámites que, según lo establecido por el artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012, integra el Registro Mercantil, el Registro Único de Proponente, el Registro Nacional de Turismo, el Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Animo de Lucro que Establezcan Negocios en Colombia, el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas, el Registro de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, y el Registro de las Veedurías Ciudadanas; además, incorporará los registros de Entidades sin Ánimo de Lucro y de la Economía Solidaria.
El RUES es administrado por Confecámaras y se alimenta de la información proveniente de las 57 cámaras del país atendiendo a criterios de eficiencia, económica y buena fe para brindar al Estado, a los ciudadanos y a la sociedad en general una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional; esto facilita la generación de un contexto adecuado, en el que aflore la iniciativa social y se produzcan conversaciones entre la ciudadanía, las empresas, las organizaciones sin fines de lucro y los agentes sociales en general, para así obtener respuestas satisfactorias frente a las necesidades y demandas de la sociedad.
El RUES es una plataforma de consulta de información de nueve registros empresariales. Cualquier ciudadano puede acceder, con su nombre, razón social o NIT, a la información de dichos registros, en los cuales las personas naturales o jurídicas están inscritas; así que permite conocer datos de la matrícula, datos de establecimientos de comercio, nombres de representantes legales y revisores fiscales, último año de renovación y código CIIU.
